ایجاد فاکتور فروش و ارسال برای مشتریان

ایجاد فاکتور فروش و ارسال برای مشتریان (Invoice):

شما می توانید در قسمت Navigation Bar روی Sales  وسپس Invoices کلیک کنید، در صفحه جدید روی Create invoice  کلیک کنید تا Invoice  یا فاکتور فروش باز شود.

راه دیگه برای رسیدن به فاکتور فروش که سریع تر می باشد، روی + New در بالای صفحه کلیک کرده و سپس روی Invoice  کلیک کنید.

بسیار از اقلام فاکتور فروش مشابه فرم هزینه می باشد که در فصل های قبل به آن پرداختیم، لذا از توضیحات اضافه صرفه نظر می‌کنیم و خیلی خلاصه فاکتور فروش را توضیح می دهیم.

همان‌طور که مشاهده می کنید در سرفصل صفحه فاکتور فروش شما باید مشتری خود را انتخاب کنید، می توانید ایمیل مشتری را وارد کنید تا به محض ذخیره کردن فاکتور فروش برای مشتری فاکتور ارسال گردد.

مدت زمانی که مشتری فرصت دارد تا تسویه را انجام دهد، مشخص می کنید. تاریخ فاکتور فروش و آدرس پستی مشتری را نیز وارد می کنید.

همچنین محصول یا سرویسی که قرار است ارائه دهید را در قسمت آیتم وارد و ذخیره می کنید.

ثبت دریافت پول که مشتریان بابت فاکتور ارسالی واریز کردند(Receive Payment)

مشتریان بابت خدمات و کالای دریافتی پول به حساب مشتری واریز می‌کنند

نحوه واریز پول متفاوت می باشد، گاهی مشتریان ترجیح می دهند E-transfer انجام دهند، گاهی چک به شما می دهند و یا با کشیدن کارت مبلغ بدهی خود را پرداخت می کنند.

در هر سه حالت مشتری بدهی خود را پرداخت می کند و باید از Receive Payment  استفاده شود.

برای انجام این فرایند، روی دکمه +New کلیک و سپس Receive payment  انتخاب می کنید. در صفحه جدید که در تصویر زیر مشاهده می کنید،

Customer: نام مشتری که وجه را پرداخت کرده است، انتخاب کنید.

Email: ایمیل مشتری را انتخاب کنید

Payment date: تاریخ دریافت وجه را انتخاب کنید.

Payment method: روشی که مشتری وجه را پرداخت کرده است را انتخاب کنید، این روش می تواند از طریق چک، کارت اعتباری، وجه نقد و یا حساب بانکی باشد.

Reference no: می توانید در اینجا شماره پیگیری وارد کنید.

Deposit to: حساب بانکی که پول به آن واریز شده است را می توانید انتخاب کنید.

Amount received: مبلغی را که دریافت کردید را وارد می کنید.

بعد از وارد کردن اطلاعات درخواستی می توانید سند را ذخیره کنید.

ثبت رسید فروش برای مشتریان در کوئیک بوکس(Sale receipt):

زمانی که مشتری بلافاصله در زمان دریافت خدمات و کالا، مبلغ آن را پرداخت کند از آیتم رسید فروش استفاده می شود. به عبارت دیگر فروش نقدی می باشد.

سوال: فرق بین رسید فروش (Sale Receipt) و فاکتور فروش (Invoice) چیست؟

زمانی از فاکتور فروش استفاده می شود که مشتری زمان دریافت خدمات و یا محصول مبلغ معامله را پرداخت نکند، به همین دلیل باید فاکتور فروش صادر شود. و زمانی که تسویه توسط مشتری انجام شود باید received payment یا دریافت وجه را برای فاکتور فروش مربوطه انتخاب کرد.

اما زمانی که مشتری همزمان با دریافت خدمت یا محصول مبلغ معامله را پرداخت می کند از رسید فروش استفاده می شود.

وقتی مشتری آیتمی را برگشت داد چطور باید ثبت شود؟

زمانی که مشتری کالایی دریافت می کند و از آن ناراضی می باشد، در نتیجه از تامین کننده درخواست می کند که کالا برگشت داده و پول پرداختی به او بازگردانده شود. در این حالت از آیتم Refund Receipt استفاده می شود. نحوه پر کردن این فرم مشابه فرم های قبل است که توضیح داده شد و براحتی می‌توانید اطلاعات آن را تکمیل و ثبت کنید.