مغایرت بانک فرآیندی است که در آن، سوابق مالی داخلی کسبوکار شما با صورتحساب بانکیتان مقایسه میشود تا مطمئن شوید که موجودیهای دو طرف با هم برابر هستند. این روش حسابداری به شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کنید که ارقام دفتر کل شما با آنچه بانک ثبت کرده است، مطابقت دارد و هرگونه اختلاف ناشی از خطا، حذف، اختلاف زمانی یا تراکنشهای غیرمجاز یا کلاهبرداری را شناسایی کنید. مغایرت بانک نه تنها تضمین میکند که دفاتر شما دقیق است، بلکه به انعکاس دقیق وضعیت مالی کسبوکارتان نیز کمک میکند.
چرا مغایرت بانک مهم است؟
مغایرت بانک مزایای متعددی از جمله دقت، تشخیص زودهنگام کلاهبرداری و یک تصویر قابل اعتماد از سلامت مالی کسبوکار شما را ارائه میدهد. در ادامه به برخی از مزایای انجام منظم مغایرت بانک میپردازیم:
- دقت در سوابق مالی: مغایرت بانک به شما کمک میکند تا با شناسایی اختلافات بین دفاتر خود و سوابق بانک، سوابق دقیقی را حفظ کنید. بدون مغایرت بانک منظم، خطاها میتوانند به سرعت جمع شوند و منجر به صورتهای مالی نادرست و مشکلات بالقوه جریان نقدی در آینده شوند که اصلاح آنها بسیار دشوارتر خواهد بود.
- تشخیص زودهنگام کلاهبرداری و جلوگیری از خطا: مغایرت بانک به شما امکان میدهد تا تراکنشهای غیرمجاز، سپردههای مفقود شده یا برداشتهای غیرمجاز را شناسایی کنید. با شناسایی زودهنگام این موارد، میتوانید قبل از اینکه به سلامت مالی کسبوکارتان آسیب جدی وارد کنند، با کلاهبرداری یا اشتباهات بالقوه مقابله کنید.
- بهبود مدیریت جریان نقدی: مغایرت بانک دقیق به شما کمک میکند تا وضعیت نقدینگی واقعی خود را درک کنید و در نتیجه مدیریت جریان نقدی بهتری داشته باشید. دانستن دقیق اینکه چقدر نقدینگی در دسترس دارید، به شما امکان میدهد تا تصمیمات تجاری آگاهانهای بگیرید، از پرداخت به تامینکنندگان و پر کردن پستهای خالی گرفته تا سرمایهگذاری در زیرساختها یا فرصتهای رشد.
- تسهیل آمادهسازی مالیات: زمانی که سوابق مالی شما بهروز و دقیق باشد، تهیه اظهارنامه مالیاتی استرس کمتری خواهد داشت. در غیر این صورت، ممکن است بیش از حد یا کمتر از حد مجاز مالیات پرداخت کنید. یک حساب بانکی مغایرت گیری شده تضمین میکند که درآمد و هزینههای شما به درستی ثبت شدهاند و خطر خطا در هنگام اظهارنامه مالیاتی را به حداقل میرسانند و همچنین در وقت شما صرفهجویی میکنند.
- تقویت برنامهریزی مالی و بودجهبندی دقیق: مغایرت بانک تصویری واضح از سلامت مالی کسبوکار شما ارائه میدهد. این دادههای دقیق میتوانند گزارشدهی مالی، بودجهبندی و پیشبینی بهتری را اطلاع دهند که به شما کمک میکند تا اهداف رشد واقعبینانهای تعیین کنید. همچنین میتواند توجه را به صورتحسابهای پرداخت نشده جلب کند و اقدامات به موقعی را برای اصلاح مسائل حسابهای دریافتنی در حال انتظار، آغاز کند.
چه زمانی باید مغایرت بانک انجام شود؟
اکثر کارشناسان توصیه میکنند که مغایرت بانک را ماهانه انجام دهید. با این حال، کسبوکارهایی که حجم تراکنش بالایی دارند ممکن است نیاز به مغایرت بانک هفتگی یا حتی روزانه داشته باشند.
مغایرت بانکهای منظم به حفظ بهروز بودن سوابق مالی شما و به حداقل رساندن احتمال تجمع خطاها در طول زمان کمک میکنند.
چگونه مغایرت بانک انجام دهیم: یک راهنمای گام به گام
انجام مغایرت بانک شامل چندین مرحله است. در اینجا یک راهنمای دقیق برای کمک به شما در این فرآیند آورده شده است:
1: جمعآوری اسناد: قبل از شروع، اطمینان حاصل کنید که صورتحسابهای بانکی، دفتر کل شرکت و سایر سوابق حسابداری و سوابقی از هرگونه تراکنش در حال انتظار را در دست دارید. این به روانتر شدن فرآیند مغایرت بانک کمک میکند.
2: مقایسه صورتحساب بانکی با موجودی دفتر کل: با مقایسه موجودی پایانی در صورتحساب بانکی با موجودی پایانی در دفاتر خود شروع کنید
3: تنظیم برای تراکنشهای فقط بانکی
برخی از تراکنشها ممکن است فقط در صورتحساب بانکی ظاهر شوند و در دفاتر شما ثبت نشده باشند، مانند درآمد بهره، هزینههای خدمات یا اضافهبرداشت. برای تطبیق دقیق دفاتر خود، این تراکنشها را در حسابهای خود ثبت کنید. تراکنشهای مثبت مانند بهره کسبشده را اضافه کنید و تراکنشهای منفی مانند کارمزدهای بانکی را کسر کنید. این کار به شما کمک میکند تا موجودی دفتر کل با موجودی بانک هماهنگ شود
4: تنظیم برای تراکنشهای فقط دفتر کل
برخی از تراکنشها ممکن است در سوابق شما ظاهر شوند اما هنوز در صورتحساب بانکی ثبت نشده باشند، مانند چکهای سرگردان یا سپردههایی که هنوز در حال انتقال هستند. موجودی بانک را برای این موارد تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود که همه تراکنشها در هر دو طرف لحاظ شدهاند.
5: مقایسه موجودیهای
موجودیهای سوابق بانک و دفتر کل خود را مقایسه کنید. اگر موجودیها مطابقت داشتند، مغایرت بانک شما کامل شده است. در غیر این صورت، سوابق را برای هرگونه اختلاف اضافی، مانند خطاهای ورود داده یا تراکنشهای مفقود شده، بررسی کنید.
خطاهای رایج مغایرت بانک
اگر پس از انجام همه تنظیمات لازم، موجودیهای شما مطابقت نداشت، به دنبال انواع رایج خطاها و حذفهای زیر باشید:
- خطاهای ورود داده: خطاها میتوانند در حین ورود دستی داده، مانند ارقام اشتباه تایپ شده یا تاریخهای تراکنش نادرست، رخ دهند. تا حد امکان از ابزارهای حسابداری مانند QuickBooks Online استفاده کنید تا احتمال این خطاها را کاهش دهید.
- تراکنشهای حذف شده: گاهی اوقات تراکنشها در صورتحساب بانکی ثبت میشوند اما در دفاتر حذف میشوند یا بالعکس. مغایرت بانک منظم میتواند به شناسایی این حذفها کمک کند. اطمینان حاصل کنید که همه تراکنشها، از جمله مبالغ، تاریخها و انواع تراکنش، به درستی در دفاتر شما ثبت شدهاند.
- خطاهای جابهجایی: خطاهای جابهجایی زمانی رخ میدهند که اعداد به طور تصادفی جابهجا میشوند (به عنوان مثال، 123 دلار به 132 دلار تبدیل میشود). این خطاها میتوانند تأثیر قابل توجهی بر مغایرت بانک شما داشته باشند، بنابراین ورودیهای خود را دوباره بررسی کنید.
- تراکنشهای کلاهبرداری: مغایرت بانک منظم یکی از بهترین راهها برای شناسایی سریع تراکنشهای غیرمجاز است. اگر هر تراکنش ناشناختهای پیدا کردید، بلافاصله برای محافظت از داراییهای مالی خود تحقیق کنید.
- اختلافات زمانی: اختلافات زمانی، مانند چکهای سرگردان یا سپردههای در حال انتقال که هنوز توسط بانک تسویه نشدهاند، مشکلات رایج مغایرت بانک هستند. اگرچه این تراکنشها در دفاتر شما ثبت شدهاند، اما هنوز توسط بانک تسویه نشدهاند، بنابراین در صورتحساب بانکی ظاهر نمیشوند.
- خطاهای بانکی: اگرچه نادر است، اما بانکها نیز ممکن است اشتباه کنند. این خطاها ممکن است شامل هزینههای تکراری یا ثبت مبالغ نادرست برای تراکنشها باشد. اگر خطای بانکی را شناسایی کردید، بلافاصله با آنها تماس بگیرید تا مشکل را برطرف کنند.
- هزینههای خدمات بانکی: بانکها اغلب برای خدمات مختلف، مانند نگهداری حساب یا پرداختهای تسریع شده، هزینه دریافت میکنند. این هزینهها ممکن است از قبل مشخص نباشند و فقط هنگام بررسی صورتحساب بانکی مشخص شوند. پس از کشف، این هزینهها باید در سوابق مالی شرکت ثبت شوند.
- درآمد حاصل از بهره: درآمد حاصل از بهره رقم دیگری است که ممکن است تا زمانی که در صورتحساب بانکی ظاهر شود، مشخص نباشد.